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成功举办会议的基础，一个会议组织者通常需要很多会议产品供应商协作以保证会议成功。酒店在设计所提供的会议产品组合时应考虑到各个方面。
1．首先完善基本设施 热情周到的礼宾服务；干净整洁的大厅；足够宽敞的签到处，专人负责办理客房入住手续；迅速处理高峰期的团队入住；专业高效的前台服务人员；舒适清洁的客房，行政楼层，禁烟楼层数量（标准和行政）；订房程序和政策；保证数（会议所用客房数和会议消费人数）的提供；在客流高峰时能提供数量充足、性能良好的电梯服务；容易寻找的信息中心，快速传递电话和信息；健身中心，营业时间和收费；其他对客服务：药房、银行、紧急服务、礼品店、贵重物品保存等；货梯；残疾人设施；付款规定和信用卡种类；电话收费（长途、本地和电话卡）；停车场（免费和付费）；酒店紧急事件处理方案；紧急出口明确标出。
2．会议场地和设备设施 扩音设备：有线和无线话筒，演讲台、移动的调音台和外接扬声器；灯光系统；投影设备：多媒体投影机、屏幕（移动、电动）；指示系统：告示牌、背景板和横幅，供应商选择；会场布置和装饰：台面装饰、台布和椅套，鲜花和绿色植物布置，舞台板；上网：宽带接入；无线：电视电话会议；同声翻译系统；前厅休息区：区域分隔，隔音效果好的隔断；足够的电源插座；酒店是否具有对于会议临时变化的及时应对能力。
优质的服务水平会增加顾客的满意度和忠诚度，树立良好的酒店形象。饭店应为人提供完成公务活动所需的基本产品。服务过程应包括会前、会中以及会后的全过程；服务项目包括会议礼仪迎送、秘书服务；会议展厅设计、布置；会议指示牌、横幅、会标、字幕等制作；会议用车、宾客接送服务；会议策划、布置；娱乐活动策划； 会议茶水服务；协助会务组工作服务等等。会展旅游者一般具有“三高”特征，即消费水平高、知识水平高、社会地位高，他们更注重个性化需求的满足。因此，酒店在对客服务过程中应注意满足客人的个性化需求。例如针对会展VIP客人，饭店可以提供专业人才为其提供全程的管家服务。 |
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