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如果会议内容只是单方面的信息传递，那么以文件、电话或网络等通知形式即可，没必要大动干戈组织开会。如果是决策性会议，要首先权衡开会需要达到的目标跟参与开会的人涉及的工作影响程度之间的利弊得失。要做到“若非必要，绝不开会”，坚决不开“老鼠会议”。 充分做会前准备很多公司在开会的时候写得很好：今天早上开会，9：30会议室集合。但是从来没有人写几点结束。问题出在哪里?主要是会议资料不应该在会场阅读，而应该在开会前发放并阅读，一到会场就直接讨论和表决，开会就是为了马上把结果做出来。拟定好会议流程，包括会议的时间、地点，初步估算开会将持续的时间，并将会议的重点议题列出，提前发放给员工，好让他们提前准备，安排好手中的工作。提前将与会领导的发言大约持续时间告知员工，让他们灵活掌握自己的发言时间。这样才能快速表决，快速达到会议效果。 灵活掌握会议进程 会议主持人是会议是否成功的重要因素。一个优秀的会议主持人要掌握会议的进程，准时开始，准时结束。要让每一位员工时刻围绕会议的中心议题进行讨论，做到“开门见山，直奔主题”。主持人可以定下一条“铁律”，一切以“能够解决问题”为原则，也就是说一切不能解决问题的意见，无需讨论，讨论了也没有意义，及时整顿会议秩序，将跑题的人员拉回到会议讨论的主题上。这就体现出了会议的本质，即会议就是为了解决问题而开。有的酒店专门在会议中设置把关员，负责把关主题。在进行讨论时，把关员要随时提醒员工确保讨论主题不会离题。当有好的议题出现，会议把关员先记录下来，但仍要回到原先主题讨论。会议材料的准备，既浪费，也会对参加会议的人造成一种依赖心理。选择恰当时间首先，会议不要定在员工饥肠辘辘或快下班的时间，应该选在员工有充分时间和精力的时段，避免了员工没有心思参会的问题。其次，会议应该严格遵守时间限制，比如说一个小时结束，就应该控制在一个小时之内，否则会让员工产生会议没有终点的心理，因此讨论问题也会由于失去了时间的压力而变得不积极，而以后会议中，他们也会对会议时间置若罔闻，很难遵守了。有的酒店设置计时员，在会议的每个阶段计时员会依照会议通知规定的每人报告时间，提出警告，以免会议延迟。 |
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