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在确定年会的主题和演出时间、地点后，就要积极做好一系列准备工作。具体包括：
1、及时印发文件，以宣传展板、海报等形式宣传，扩大晚会影响。
2、征集晚会节目。认真策划晚会的节目形式，广泛动员和安排相关单位或部门进行节目准备。确保节目质量。在确定正式节目后，要设计制作好节目单。
3、年会正式举行之前，组织节目进行彩排，彩排后，要对节目演出中的问题进行分析，提出下一步工作要求。
4、确定工作人员。演出前要对工作人员进行培训，提出工作要求。
5、精心设计、布置晚会舞台。舞台布置要突出主题，力求简洁大方，且有较强的创意。
6、做好演出场地的安全检查、设施设备的装备。
7、做好安全工作预案，对演出中的安全值班和易出现的安全问题进行考虑。
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