有很多以外销为主的制造业企业常常会需要应对欧美客户的SA8000验厂(查厂),而其中的员工考勤又是其中一个重点。V12.0人力资源管理系统除具备正常使用的人事管理、考勤管理、计件工资等功能之外(即企业正常用来进行管理的A账),还具备制作考勤数据功能(制作B账以应对验厂和相关检查),用好该功能可以让企业顺利制作出真实可信的考勤数据(查厂考勤数据)。本文即对制作验厂考勤数据(查厂考勤数据)功能做简要说明。
通过本系统制作的考勤数据与实际中的考勤规律完全吻合,如某公司规定早上上班时间是8:00,那么制作出来的考勤数据规律大致是这样的:离规定时间越远(如7:30或8:30),则刷卡的人越少(因为在实际中提前上班或迟到较长时间的人较少),离规定时越近(如7:55),则刷卡的人越多(刷卡高峰期,如7:45-8:05)。
在接到验厂通知时,您可将A账数据库拷备到移动硬盘上并删除电脑中的数据库,只开放B账数据库,这样验厂人员所看到的数据就是经过加工后、符合验厂相关要求的数据(或者验厂数据放在另一台服务器上、或在服务端设置隐藏真账账套)。同时,您可通过系统设定的快捷键显示或隐藏系统关于外账的菜单。
制作验厂考勤(刷卡)数据的步骤如下: 建立员工人事资料→设置班别资料→对员工进行排班→考勤制度定义→自动生成考勤报表
一、建立员工人事资料
人事资料是系统的基础,为使人事资料更逼真,请尽可能地完善人事资料的各个项目,其中工号、姓名、部门(需在“基础资料”模块中的“公司部门”中先建立组织架构)、卡号为必填项目。员工人事资料的录入有三种方式:
1、直接逐条录入:点击进入“人事资料”,在界面内点击“新增”,逐条录入人员相关资料;
2、批量EXCEL数据导入:从“人事资料”界面右上角的“其它功能”下拉框中选择“导入资料”,弹出导入数据对话框,可以将您已整理好的人事资料导入系统。。
3、如果您是同时使用本系统做AB账,可直接从A账套中将人事资料直接导入B账套
二、设置班别资料
点击“基本资料”模块中的“作息时间定义”,新增录入有哪些班次,此处所输入的班别尽量符合验厂的相关考勤要求。此处的资料尽量逼真(如根据公司实际设置职员班、普工白班、普工夜班、周末休息班等),同时,设置的班别时间要符合相关法律规定,如一天八小时工作制等。
三、对员工进行排班
对员工进行排班,确定哪些员工需要上什么班别,对员工进行排班后,系统会自动在考勤报表中计算出员工应出勤天数,因此,排班十分重要——制作刷卡数据时是以员工的排班规律进行计算的。如某员工某天所排班的应上班时间为上午8:00-12:00、下午13:30-17:30,则制作考勤数据时会自动按其应上班时间生成刷卡数据。排班时,上班日期请尽量以月为单位,如12月1日-12月31日,这样在对员工排班进行调整时(如某时间段中的某几天排另外的班次),方便修改。在B账中排班请保证排班的合法(即所排上班时间符合相关法律规定、注意有休假期的处理),适当制作一些请假、出差、迟到、早退数据(其中迟到早退数据可以按系统设定比例自动生成)。
四、查看考勤报表
通过“考勤报表”查询出该时间段的考勤情况(按所制作的刷卡数据) |
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