记录是记载过程状态和过程结果的文件，是质量管理体系文件的一个重要组成部分。
二、记录的设计和编制意义
1、记录的充分性和必要性
记录作为基础性和依据性文件，应尽可能全面地反映产品质量形成的过程和结果以及质量管理体系的运行状态和结果。
2、记录的真实性和准确性
真实准确的记载质量信息，才能为有效地运行组织的质量管理体系并实现持续改进提供可靠的依据。
3、记录的规范化和标准化
应尽量采用国际、国内或行业标准，参考先进组织的成功经验以使记录更加规范化和标准化。
三、记录的填写要求
1、记录用笔要求
记录用笔可以用钢笔、圆珠笔或签字笔，不应用红笔。
2、记录的原始性
记录要保持现场运作、如实记录，这就是原始性。
3、记录的清晰准确
记录是作为阐明质量管理体系所取得结果或提供体系所完成活动的证据的文件而策划设置的。
4、笔误的处理
在填写记录出现笔误后，不要在笔误处乱写乱画，甚至涂成黑色或用修整液加以掩盖。
5、空白栏目的填写
空白栏目不能不填，其填写的方法是在空白的适中位置画一横线，表示记录者已经关注到这一栏目，只是无内容可填，就以一横线代之。
6、签署要求
记录中会包含各种类型的签署，有作业后的签署，有认可、审定、批准等签署，这些签署都是原则、权限和相互关系的体现，是记录运作中不可少的组成部分。
四、记录的管理和控制
1、记录的标识
应具有唯一性标识，为了便于归档和检索，记录应具有分类号和流水号。
2、记录的贮存和保管
记录应当按照档案要求立卷贮存和保管。
3、记录的检索
一项质量活动往往涉及到多项记录的内容和表格。
4、记录的处置
超过规定保存期限的记录，应统一进行处理。 |
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