1 企业文档管理系统概述
文档管理系统是基于知识管理的理念，开发的一套用于企业文档资料管理、知识管理的软件系统，帮助企业进行文档的全生命周期管理。系统采用了领先的文档权限控制和SSL传输加密技术，支持文档的共享和审核协作管理，并提供强大的文档检索机制。
通过文档管理系统，企业可以高效、快捷地解决文档的存储、文档的安全防护、文档的查找、文档的协作、文档的在线查看及文档发布问题。
文档管理系统适合于任何体系、任何规模的企业组织。
2 企业文档管理的六大问题
2.1 文档缺乏集中管理
日积月累下来，企业文档的数量和容量都很庞大。特别是知识型企业
所属部门、类型、格式、用途不同，管理方法不同
海量文档分散在不同部门，甚至个人手中，难于查找、控制
2.2 文档安全难以保障
文档分散存储，容易丢失
文档权限控制不明，容易泄密
纸质文档的抗灾难性差
2.3 文档版本管理混乱
文档版本繁多混乱，难以找到*新*正确的版本
文档历史版本无法丢失，造成知识流失
版本使用错误，而导致各种质量事故
2.4 查找缓慢，效率低下
每天需要花大量的时间去查找文档资料
人工方式和资料柜管理，查找非常缓慢
工作效率大为降低
2.5 文档无法有效协作共享
文档共享不方便，员工难以获取所需的资料
文档审核流程复杂，无法实现自动化管理
缺乏高效的共同编写文档方式（合同、解决方案等)
2.6 知识管理举步维艰
员工离职，交接不全，带走了企业的知识（人才流失=知识流失）
企业内部缺少分享经验和共享知识的环境和氛围
知识沉淀、挖掘、清理，缺乏电子化工具
3 企业文档管理解决方案
针对上述问题，结合文档管理系统，提出了相应的解决方案
文档管理系统建立中心文档库，实现企业文档管理制度化；
采用 “四层六级”的权限体系数据容灾存储，记录文档使用痕迹；
提供文档版本管理和发布流程控制，涵盖编写、审核、发布、更改等各环节；
提供毫秒级的全文搜索，可以多维度组合搜索，省时、高效；
以文档为中心的多人协作环境沟通更直接、更高效；
建立企业知识体系和脉络；通过多种沟通渠道，挖掘、传播隐性知识
4 企业文档管理库
通过简单可靠的存储方式，集中管理文档
4.1 简单存储
直接采用文件系统存放文件和元数据
文档的存取不依赖于任何数据库系统，不会因数据库系统的故障而导致数据丢失
文档的存取不依赖文档管理系统，即便系统出现故障，仍然可通过传统的途径管理文档库
4.2 集中（分区）存储
建立文档的集中式的存储，对文档进行有效的分类管理
分为个人区、公司文档区和网络共享区，分区进行文档分类管理
4.3 海量储存，无限扩容；自动备份
可以储存并管理海量的文档文件，并无限扩展空间容量
支持镜像备份，增量备份或差异备份等备份方式
4.4 RAID容错磁盘阵列
方便灵活配置扩展硬盘
方便和NAS磁盘设备结合
5 文档的安全和防护
5.1 严格的文档权限管理
支持授权委托管理，可单独针对各个文件夹指定文件夹管理员，文件夹管理员在该文件夹下拥有全部管理权限
支持成组授权，针对某个部门、某个岗位进行授权
支持负授权，禁止群组中的特定成员用户的权限
支持6级查看人权限，可单独对文档的查看、下载、打印、修改、删除等权限进行控制，严防泄密
支持权限继承，子文件夹自动继承上级授权，也可禁止上级授权
具备文档保密性控制功能，保护核心文档
5.2 完整的文档操作历史记录
可以记录文件或文件夹的操作历史，包括文件或文件夹的创建、编辑、版本、流程、打所有删除文件都会自动进入回收站，通过操作历史的查询，可以还原已经删除的文档
同时也会记录系统的操作历史，便于系统管理员检查系统，避免出现问题
5.3 支持Https安全传输和病毒扫描防护
可使用apache的安全传输https的功能，采用网上银行相同的技术，实现文件的安全传输
系统可支持ClamAV作为病毒扫描引擎
上传文件，均会进行病毒扫描，如果发现病毒，会通知管理员进行处理 |
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